Weshalb ist der Einsatz einer professionellen Business-Intelligence-Lösung (BI) auch für ein KMU sinnvoll? Daten entstehen an verschiedenen Orten – wenn aus ihnen schnell und flexibel Informationen nach Bedarf generiert werden können, kann das ein Marktvorteil sein.
Die wenigsten KMU der Schweiz setzen heute ein professionelles BI-Werkzeug für die Datenauswertung ein, aus unterschiedlichen Gründen. So ist die Beschaffung eines Tools mit Kosten verbunden und vielleicht bestehen schon Auswertungsmöglichkeiten im ERP oder Excel.
Bei Business Intelligence geht es darum, aus Daten von verschiedenen Quellsystemen Informationen zu generieren. Dieser Prozess wird auch als ETL (Extract, Transform, Load) bezeichnet. Dabei werden die Daten so in Relation zueinander gebracht, dass sie ausgewertet werden können. Es gibt auch die Möglichkeit eines «Data-Warehousing», bei dem die Daten in einer zentralen Datenbank gesammelt werden und das entsprechende Datenmodell aufbereitet wird. Für den ETL-Prozess, die Aufbereitung und die Visualisierung gibt es diverse Tools, welche eingesetzt werden können.
Die Bedürfnisse in den Organisationseinheiten eines Unternehmens sind unterschiedlich. Der Nutzen für ein KMU besteht darin, dass mit einer BI Informationen empfängergerecht, schnell und organisiert abgerufen werden können. Der Verkauf möchte allenfalls die Zahlen des Vortags, den Bestelleingang und die Opportunities sehen. Das Management möchte Führungs- und Prozesskennzahlen (KPIs) analysieren, und das Controlling will verstehen, welche Kosten wie zustande gekommen sind. Die nachfolgenden Funktionalitäten sind wichtig, um diese unterschiedlichen Bedürfnisse zu befriedigen.
Viele Reports, die direkt aus ERP-Systemen generiert werden, sind statisch, was eine detaillierte Analyse schwierig macht. Ein BI-Tool bringt den Vorteil, dass Auswertungen dynamisch und assoziativ analysiert werden können. Das bedeutet, dass man über Relationen beispielsweise sehen kann, welche Projekte, an denen ein Mitarbeitender beteiligt war, erfolgreich waren. In vielen Unternehmen werden heute Excel-Lösungen eingesetzt, deren Wartung, Aufbereitung und Berechnung jedoch fehleranfällig und zeitintensiv ist.
Das Beispiel einer AXview-Analyse zeigt, dass man sehr schnell eine Übersicht über Unternehmensinformationen erhält. Damit kann ein Unternehmen operative und strategische Entscheidungen schneller treffen.
Sofern es die verschiedenen Datenbanken der Quellsysteme zulassen, ist eine Anbindung der Lösungen meistens relativ einfach möglich. Schwieriger wird es, wenn die Datenmodelle noch zu bauen sind. Daher empfiehlt sich der Einsatz einer Standardlösung, die bereits vordefinierte Prozesse durchläuft. Kostentreiber bei einer Einführung sind Individualität, Sicherheit und die Anzahl der anzubindenden Systeme. Entscheidende Preisfaktoren sind meistens die Anzahl Lizenzen, die Wartung und die Einführung. Ab ca. 10 000 Franken ist man dabei, nach oben gibt es fast keine Grenzen. Doch durch die effizienteren Werkzeuge können Kosten auch schneller amortisiert werden.
Das Datenmanagement wird für Unternehmen immer wichtiger. Big Data betrifft nicht nur multinationale Konzerne, sondern auch KMU in der Schweiz. Dank dieser Erkenntnis und dem Einsatz der richtigen Tools kann sich ein Unternehmen besser an Veränderungen anpassen und wird flexibler. Die raschen und massgeschneiderten Informationen nehmen dem Management keine Entscheidungen ab, aber sie machen diese einfacher und transparenter.
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