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Projektorganisation nach Plan

Wer kennt nicht die Situation eines Projektauftrags mit Angabe von Ziel und Zweck. Vergessen werden zu Beginn oft das zur Verfügung stehende Budget, die Planung notwendiger interner Ressourcen, die Projektsteuerung und -führung sowie die Regelung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Geeignete Führungsinstrumente stehen jedoch standardmässig zur Verfügung und sind mit vernünftigem Aufwand einsetzbar.

Projektorganisation

Die Projektorganisation schafft Klarheit

Ein Projekt zeichnet sich auch dadurch aus, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt startet und ebenso einen definierten Schluss hat. Für die Dauer eines Projekts soll eine Projektorganisation (ausserhalb der klassischen hierarchischen Linie) für Klarheit sorgen bezüglich Auftraggeber, Projektleitung und zuständigen Fachspezialisten. Damit verbunden ist auch die Regelung von Kompetenzen und Verantwortung. Selbstredend sind der Auftrag klar formuliert und die Kommunikation intern wie extern geregelt. Das Budget für interne wie externe Aufträge ist bewilligt und das Controlling bezüglich Kosten und Prozessen eingerichtet.

Phasen und Meilensteine orientieren umfassend

Nach der Projektinitialisierung ist die Ausgangslage für alle Partner geklärt, und die notwendigen Grundlagen sowie der Projektauftrag sind erarbeitet. Ein erster Meilenstein bietet die Chance, das Projekt noch vor der Inangriffnahme gegebenenfalls zu stoppen. In der Konzeptphase wird eine gewählte Variante konkretisiert und, wo sinnvoll, mit einer Alternative verglichen. Sämtliche relevanten Faktoren werden detailliert erarbeitet und bereitgestellt, um intern wie extern klar planen, offerieren und realisieren zu können. Mit der Realisierung beginnt die Testphase und konkrete Ausgestaltung. Allfällige Risiken für die Einführung werden benannt und beurteilt. Sind diese Phasen (Initialisierung, Konzept, Realisierung) abgeschlossen, beginnen Einführung und Umsetzung.

Entscheide und Prozesse werden zum Standard

Die organisatorische Klarheit über Steuerung (Ressourcen), Führung (Prozesse) und Controlling schafft Sicherheit bei Entscheiden zum Projektverlauf sowie bei Varianten, Entwicklungen oder Konzepten. Jede der vorgenannten Phasen wird durch die Steuerung freigegeben und mit den erarbeiteten Ergebnissen auch abgeschlossen. Das Controlling bietet Entscheidungsgrundlagen für Zeit, Geld und notwendige Kompetenzen. Systemische und technische Fragestellungen werden auf operativer Führungsebene aufbereitet und entschieden. Die Resultate fliessen in die Berichterstattung bei den Meilensteinen ein und schaffen Transparenz und Vertrauen für alle Beteiligten. Mit Checklisten und realistischen Projektplänen kann die Kommunikation sichergestellt werden. Und als Ratschlag zum Schluss noch dies: Verdoppeln Sie die notwendigen Zeit- und Kostenbudgets, wo dies möglich ist, und Sie werden näher bei der Realität sein.

An der Schule für Wirtschaft und Management werden in verschiedenen Fächern aktuelle Themen aus den unterschiedlichsten Sichtweisen beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur objektiven Meinungsbildung beitragen können.

Autor:

Bruno Sauter, Amtschef/Generaldirektor Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA), Kanton Zürich

Publiziert am 19.04.2018 im Auftrag von der Schule für Wirtschaft und Management

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