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Sitzungsführung ist auch Taktik

Wenn eine Sitzung so gelingen soll, wie es die vorsitzende Person wünscht, ist nicht bloss Autorität gefragt, sondern auch taktisches Geschick kann den Lauf einer Sitzung positiv beeinflussen. Die Reihenfolge der Geschäfte, die Sitzordnung sowie die Vorbereitung können von entscheidender Bedeutung sein, und die Sitzungsleitung kann gezielt Einfluss nehmen.

Sitzungen

Vorbereitung ist ein Muss

Wer kennt die Szene nicht? Zu Beginn einer Sitzung werden die Unterlagen aufgeschlagen und verzweifelt wird versucht, noch vor Sitzungsbeginn die Akten zu ordnen und die adäquate Reihenfolge in den Papieren zu erkennen. Die Nutzung elektronischer Hilfsmittel macht die Sache nicht besser, aber ausser den direkten Sitznachbarn erkennen die anderen Teilnehmer die Misere nicht sofort. Die sitzungsleitende Person hat es jedoch in der Hand, mit entsprechender Vorbereitung den Verlauf zu gestalten. So kann nebst dem eigentlichen Studium der Akten auch mit für spezifische Informationen relevanten Personen vorgängig ein Gespräch geführt werden. Ebenso kann man den Sekretär im Hinblick auf heikle Geschäfte mit einer optimalen Steuerung des Ablaufs betrauen, und auch Verbündete für allfällige Abstimmungen können im Voraus bereits kontaktiert werden. Nicht zuletzt ist auch eine Variante B in der Hinterhand zu halten, als vorausschauend geschickte Massnahme.

Details in der Sitzungsgestaltung

Die immer gleiche Sitzordnung kann für die Befindlichkeit und das Wohlgefühl an einer Sitzung angenehm sein. Sind jedoch Mitglieder eines Gremiums offensichtlich durch gegenseitige Abhängigkeiten beeinflusst, drängt es sich auf, diese nicht auch noch nebeneinander zu setzen. Ebenfalls zu Beginn einer Sitzung sollte die Nutzung von Mobiltelefonen und Laptops geregelt werden. Das Läuten des Telefons oder das Piepsen des Maileingangs sind mehr als bloss ärgerlich. Wenn dann auch noch Teilnehmer den Raum verlassen (oder noch schlimmer, hinter vorgehaltener Hand leise versuchen, ein Gespräch zu führen) oder ganze Barrieren von Bildschirmen die Tische verstellen und die Sicht blockieren, wird es für die Sitzungsleitung nicht einfach, die bei den Geschäften vorherrschende Stimmung zu erkennen. Der direkte Augenkontakt erlaubt einen intensiveren Dialog, da Reaktionen auf Aussagen optisch direkt wahrgenommen werden können. Die Anordnung der Sitzungstische ist also ebenso von Bedeutung.

Der Vorsitz hat es in der Hand

Nebst der Vorbereitung sind schlüssige inhaltliche Argumente ausserordentlich hilfreich, eine Sitzung nach eigenen Präferenzen zu gestalten. Daneben können aber auch taktische Hilfsmittel von grosser Wichtigkeit sein. So können z. B. externe Referenten ein Thema vertiefen, mit Fragen und einer Diskussion dem Austausch des Gremiums eine andere Dynamik geben. Der Einsatz von gezielten Pausen, das bewusste Zuteilen einer Wortmeldung oder das Verschieben von Traktanden sind weitere Mittel, um eine Lösung im eigenen Sinn anzustreben. Zu beachten gilt es bei aller Taktik allerdings, dass auch die Sitzungsteilnehmer dieselben Instrumente einsetzen können.

An der Schule für Wirtschaft und Management werden in verschiedenen Fächern aktuelle Themen aus den unterschiedlichsten Sichtweisen beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur objektiven Meinungsbildung beitragen können.

Autor:

Bruno Sauter, Amtschef/Generaldirektor Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA), Kanton Zürich

Publiziert am 14.06.2018 im Auftrag von der Schule für Wirtschaft und Management

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