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Mobile Leistungs- und Zeiterfassung

Was muss bedacht werden, wenn in Unternehmen Arbeitszeit und Leistungen auch mobil erfasst werden sollen? Bedürfnisse und verschiedene Möglichkeiten müssen sorgfältig abgewogen werden.

mobile Leistungs- und Zeiterfassung

Die Tätigkeiten von Mitarbeitenden in Unternehmen müssen detailliert erfasst werden, das hält Artikel 73 der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV1) fest.
(Quelle: www.admin.ch/medienmitteilungen.html)
Bei der Einführung von Tools für die mobile Arbeitszeit- und Leistungserfassung stellen sich den Unternehmen aber diverse Fragen: Was muss überhaupt erfasst werden, welches ist die richtige Technologie, soll ich Geräte beschaffen oder sollen meine Mitarbeitenden ihre privaten Geräte nutzen, besteht eine Sicherheitslücke in meiner IT-Infrastruktur, und bin ich damit überhaupt effizienter?

Welches ist die richtige Technologie?

Für die mobile Erfassung von Arbeitszeiten und Leistungen gibt es verschiedene Optionen. Daher ist es wichtig, dass detailliert evaluiert wird. Verschiedene Fragen müssen dabei beantwortet werden, wie zum Beispiel:

  • Wo werden die Daten erfasst?
  • Wer erfasst sie (Mitarbeitergruppen, Fähigkeiten, Sprachen, Umgebungen)?
  • Wann werden die Daten erfasst?
  • Ist eine Onlineübermittlung notwendig?
  • Welche Hardware wird eingesetzt (Batch, Stempeluhr, Device für Android, iOS oder Microsoft)?
  • Welche Kontrollmöglichkeiten sind notwendig?
  • Gibt es ERP-Integrations- und -Anbindungsmöglichkeiten (müssen Schnittstellen entwickelt werden)?

Dabei spielt die Branche eine grosse Rolle. Eine Beraterin erfasst ihre Leistungen pro Kunde und Projekt über eine App auf ihrem Handy im Zug, ein Baupolier erfasst diese direkt auf der Baustelle auf einem dafür zugeteilten Tablet. Solch unterschiedliche Voraussetzungen wie in den beiden Beispielen müssen beachtet werden.

Bring your own device (BYOD)

Bei der Frage, ob die Geräte zur Verfügung gestellt werden oder die Mitarbeitenden ihr eigenes Gerät verwenden, muss ebenfalls eine fundierte Analyse gemacht werden. Sollen die Mitarbeitenden eigene Geräte verwenden, sind die verschiedenen Vor- und Nachteile abzuwägen:

Vorteile

 Nachteile
  • Tiefere Beschaffungskosten
  • Gerätewahl der Arbeitnehmenden (Vertrautheit)
  • Erhöhung der Motivation und Zufriedenheit
    der Arbeitsnehmenden
  • Produktivitätssteigerung
  • Flexibilität, Erfassung überall möglich
  • Stetige Erreichbarkeit
  • Höhere Sorgfalt; das Gerät gehört den Nutzenden
    und sie achten darauf
  • Die Mitarbeitenden pflegen ihre Geräte und
    halten sie auf dem aktuellsten Stand
  • Keine einheitliche Infrastruktur
  • Verschiedene Technologien
  • Vermischen von privater und
    geschäftlicher Nutzung des Geräts
  • Gefahr von Verlust der Geschäftsdaten
  • Keine Kontrolle über weitere Gerätenutzung
    (mögliche Viren)
  • Zugriff durch verschiedene Personen
    (Familie, Freunde, Bekannte)
  • Schwierigerer Support
  • Finanzieller Ausgleich für
    geschäftliche Nutzung des privaten Geräts

Ist die IT-Security gewährleistet?

Bei vielen IT-Leitern läuten die Alarmglocken, wenn sie mit dem Thema Mobilität konfrontiert werden, denn hier gibt es zahlreiche Herausforderungen. Innerhalb der Infrastruktur muss zum Beispiel die Kommunikation sichergestellt werden. Die Nutzung von Webservern und das Einrichten einer DMZ («demilitarisierte Zone») sind sinnvoll. Auch User können eine Gefahrenquelle sein. Geräte können verloren gehen und Daten missbraucht werden. Vorschriften für die Nutzung und das Verwenden von Logins können dem entgegenwirken. Generell sind die IT-Risiken vor der Einführung der mobilen Zeit- und Leistungserfassung neu zu bewerten.

Effizienzsteigerung und Einsparpotenziale

Die Einführung von mobilen Geräten für die Arbeitszeit- und Leistungserfassung soll sich natürlich auch positiv auf die Geschäftsprozesse auswirken. Eine abschliessende Amortisationsrechnung zu machen, ist jedoch sehr schwierig, da die Wirkung auf die einzelnen Geschäftsbereiche und auf die Unternehmenskultur quantitativ nicht messbar ist. Einzelne Stellen im Unternehmen können sich beispielsweise verändern. Ein Berater, der im Zug von einem Kundentermin in Bern nach Zürich reist und einem weiteren Kunden per Telefongespräch Antworten gibt, erfasst diese verrechenbare Leistung sofort nach Beendigung des Gesprächs und vergisst nicht mehr, sie am nächsten Tag im Büro zu rapportieren.

Die Einführung von mobiler Arbeitszeit- und Leistungserfassung ist mit vielen Herausforderungen und Überlegungen verbunden. Dieser Change-Prozess kann man einfach bewältigen, wenn die richtige Lösung gefunden wird.

Bei AKAD Technics werden in verschiedenen Fächern aktuelle und kontroverse Themen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur Meinungsbildung beitragen können.


Autor: Herr Remo Noser, Leiter Produktmanagement, AXEPT | Business Software AG

publiziert am 23.11.2016, im Auftrag von AKAD Technics

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