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Vollintegrierte ERP Lösung versus Systeminseln

Jede Abteilung ein eigenes Informatiksystem? Jeder Geschäftsbereich mit einer separaten Branchenlösung? Für jeden Fachspezialisten eine individuelle Software?
Informatiksysteme unterstützen heute vielfältige Businessprozess. Dennoch bestehen bei vielen Schnittstellen Gefahren. Die Suche nach ERP-Lösungen, die eine vollintegrierte Durchgängigkeit gewährleisten, beginnt.

ERP Loesung

Es sind diverse Systeme, die in den Schweizer Unternehmen eingesetzt werden, um möglichst effiziente Prozesse zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsprozesse - von Unterstützungs- bis Kernprozessen – können durch die IT begünstigt werden. Dies bedeutet auch, dass entsprechend hohe Kosten für den Betrieb und Unterhalt der Systeme aufkommen. In einigen Unternehmen ist die Systemlandschaft historisch gewachsen, eine „Modernisierung“ wird teilweise hinausgezögert, da hohe Investitionskosten anfallen. So kommt es, dass vielfach nur in gewissen Bereichen Massnahmen für IT-Erneuerungen getroffen werden. Dabei gerät oftmals in Vergessenheit, dass Insellösungen sowie notwendige Schnittstellen risikobehaftet sind.

Insellösungen - ineffizient aber fokussiert

Von Insellösungen wird dann gesprochen, wenn verschiedene Teilsysteme im Unternehmen eingesetzt werden. Beispielsweise arbeitet die Buchhaltung mit einer Software für die Buchführung, die Leistungserfassung (Zeiten, Spesen, etc.) werden jedoch auf einer anderen Softwarelösung erfasst. Das bedeutet, dass die Erfassung der Daten in verschiedenen unabhängigen Datenbanken stattfindet. Das führt zu folgenden Ineffizienzen:

  1. Es werden redundante Daten erfasst – es erfolgt keine Einmalerfassung
  2. Der Aufwand für die Erfassung ist höher
  3. Es findet kein Informationsaustausch statt
  4. Eine Integrität in den Unternehmensinformationen ist schwer sicherzustellen
  5. Prozesse zur Pflege, Unterhalt, Betreuung und Knowhow über Systemeigenschaften werden mehrmals geführt

Der Einsatz und Unterhalt von Schnittstellen

Eine Möglichkeit ist, technische Schnittstellen mit den eingesetzten Lösungen zu realisieren, die sicherstellen, dass eine entsprechende Kommunikation stattfindet. Jedoch sollte der Unterhalt sowie der Erhalt von Schnittstellen nicht unterschätzt werden. Technologien verändern sich und die Schnittstellen müssen diesen Veränderungen ebenfalls immer gerecht werden.

Vergleich ERP Loesungen

Legende: CRM = Customer-Relationship-Management / DB = Datenbank / PPS: Produktionsplanungs- und Steuerungssystem
Quelle: Eigene Darstellung (am Beispiel Buchhaltungssoftware)


Wie kann eine vollintegrierte Business Software helfen?

Um die erwähnten Unsicherheitsfaktoren und Risiken zu eliminieren, kann eine vollintegrierte Softwarelösung verwendet werden. In diesem Fall werden sämtliche Bereiche mit derselben Software und Technologie ausgestattet. Hierfür gibt es Standardlösungen wie beispielsweise ABACUS, welche es erlauben, die Programme auf die Bedürfnisse der Unternehmung zu parametrisieren. Natürlich kann es Einschränkungen in der Handhabung oder in den Möglichkeiten geben. In diesem Fall soll geprüft werden, ob es innerhalb der Lösung einen Workaround gibt, oder ob doch eine Standardschnittstelle zu einer weiteren Lösung ergänzt werden muss. Mit dem Einsatz von Standardlösungen müssen teilweise Kompromisse eingegangen werden. Der Vorteil ist, dass durch die Standardisierung eine stetige Weiterentwicklung und Updatefähigkeit in allen Bereichen gewährleistet werden kann. Die Betreuung der Software kann in der Regel mit einem oder wenigen Integrationspartnern sichergestellt werden.

Was sind die Vor- und Nachteile?


Vollintegrierte Business Software
Insellösung mit Schnittstellen
Vorteile
  • Software aus einer Hand und einer Technologie
  • Standardisierter Unterhalt und geregelter Releaseprozess
  • Benchmark mit anderen Unternehmen, welche die gleiche Lösung einsetzen
  • Standardisierte Schulung von Personal sowie einfachere Übergabe von Kompetenzen
  • Rückverfolgung der Daten
  • Keine redundanten und einmalige Erfassung von Daten
  • Nutzen von ERFA-Strukturen
  • Spezialisierte Lösung für den bestimmten Unternehmensbereich
  • Individuelle Ausprägung kann schneller entwickelt werden
  • Unabhängigkeit der Fachbereiche
  • Risiken von IT auf mehrere Technologien verteilt
  • Benutzermanagement auf einzelne Systemkomponenten ist einfacher zu handeln
Nachteile
  • Eingehen von Kompromissen in der Art und Weise der Visualisierung sowie Umsetzungsmöglichkeiten
  • Eingeschränkte Möglichkeit der Individualität
  • Abhängigkeit zu einem oder wenigen Integrationspartnern
  • Eingeschränkte Differenzierung mit der IT auf dem Markt
  • Hohe einmalige Investitionssumme
  • Abhängigkeit von mehreren I-Partnern, welche die Lösungen unterhalten
  • Unterhalt und Betrieb der Schnittstellen ist sehr aufwändig und kostenintensiv
  • Übergabe von Knowhow mit hohem Aufwand verbunden. Es werden mehrere Superuser benötigt
  • Keine ERFA-Strukturen vorhanden
  • Erweiterter Technologieradar, der im Gesamtkontext beobachtet werden muss

Fazit

Mit dem Einsatz von Standardlösungen können diverse Risiken und Ineffizienzen eliminiert werden. Die einmalige Investition ist jedoch relativ hoch. Diese kann über die Betriebsjahre wieder amortisiert werden. Die Möglichkeiten der Lösungen sind sehr vielfältig und entwickeln sich stetig weiter. Als ein Beispiel kann ABACUS genannt werden, die ihre Kunden in der Weiterentwicklung einbinden, so dass die Anforderungen von verschiedenen Branchen erhoben werden können. 

Bei AKAD Technics werden in verschiedenen Fächern aktuelle und kontroverse Themen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur Meinungsbildung beitragen können.

Autor: Herr Remo Noser, Leiter Produktmanagement, AXEPT | Business Software AG

publiziert am 22.06.2017, im Auftrag von AKAD Technics

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