5 Tipps für bessere Unternehmensprozesse

In 5 Schritten zum Erfolg

1. Verankerung im Alltag

In den Köpfen aller Beteiligter muss der Wunsch nach guten Prozessen entstehen und verankert werden. Damit wird die Basis für Verbesserungen geschaffen. Eine Prozessoptimierung ist keine einmalige Sache oder gar ein Projekt, sondern eine alltägliche Tätigkeit. 

2. Mensch und Effektivität in den Vordergrund

Gerne wird die Ausführung von sich wiederholenden Prozessen an Maschinen abgetreten. Mit wenigen Ausnahmen sind Prozesse aber durch Menschen bzw. deren Aktivitäten getrieben. Die Menschen sind der wichtigste Faktor in einem Unternehmen und müssen entsprechend behandelt werden. Um Prozesse zu verbessern, ist das Hauptgewicht auf ihre Effektivität zu legen. Die nötige Effizienz kommt meist von selbst.

3. Verantwortlichkeiten festlegen

Zu jedem Prozess gehört ein Verantwortlicher. Noch besser ist es, wenn die gesamte Prozesskette auf vier Punkte hin untersucht wird:

• Wer ist für das Ergebnis verantwortlich? 
• Wer ist für welchen Prozessschritt verantwortlich?
• Wer ist für die korrekte Durchführung verantwortlich? 
• Wer muss wann wo was an wen melden?
  
  

4. IST-Zustand in Frage stellen

Läuft alles wie gewünscht? Erhalte ich zur richtigen Zeit die beabsichtigte Qualität? Wenn nicht, ist sofort nachzufragen, weshalb nicht. Kommunikation ist entscheidend bei der Optimierung von Prozessen.

5. Schulung der Beteiligten

Alle Beteiligten sind zu schulen, welches Ziel mit einem Prozess erreicht werden soll. Je mehr Verständnis für den Prozess vorhanden ist, desto einfacher und rascher gehen Optimierungen vonstatten. Die Vorgehensweise bei der Optimierung, d. h. die Aufnahme, Dokumentation, Visualisierung oder gar Messung einzelner Prozessschritte, ist für die Beteiligten hingegen unwichtig. Werden diese fünf Punkte beachtet und kontinuierlich umgesetzt, kann eine Firma ihre Prozesse weitgehend eigenständig optimieren – so weit, wie das methodische Wissen der Mitarbeitenden reicht. Ist diese Grenze erreicht, ist ein Beizug Dritter empfehlenswert. Die genannten Schritte unterstützen auch deren Arbeit und werden somit keineswegs überflüssig.