Weshalb eine ERP-Einführung ein Organisationsprojekt ist

06.09.2017 Remo Noser
Unternehmen setzen für die Bewältigung ihrer Geschäftsprozesse verschiedene Systeme und Business-Software ein, die auch unter dem Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) bekannt sind. Einführungsprojekte für Lösungen wie SAP, Navision oder ABACUS sind meistens komplex, zeitaufwendig und kostenintensiv für die Unternehmen. Dabei stellt nicht die Technologie die grösste Herausforderung dar, sondern die notwendigen Veränderungen und Anpassungen innerhalb der Organisation.
ERP-Einfuehrung

Sobald die richtige Lösung und der Integrationspartner evaluiert sind, gilt es, das Einführungsprojekt aufzusetzen. Die Systeme, die heute integriert werden können, bieten nahezu grenzenlos Möglichkeiten, was die Digitalisierung und die Optimierung von Prozessen betrifft. Das weckt allerdings auch Bedürfnisse.

Smarter Einstieg, «simplicity – als Motto»

Die vielen Möglichkeiten, welche durch Software geboten werden wecken Bedürfnisse.
Es ist davon abzuraten, Projekte zu überladen. Der Fokus sollte auf der funktionalen Basis liegen. Im besten Fall wurde für die Evaluation bereits ein Pflichtenheft mit Muss- und Kann-Anforderungen erstellt. Grundsätzlich sind einzelne Erweiterungen auch nach dem «go live» noch möglich. Die Herausforderung ist es, das System in den Grundlagen so zu konzipieren, dass solche Erweiterungen machbar sind, und zwar nicht nur für neue Funktionalitäten, sondern auch für zukünftige organisatorische Veränderungen wie Wachstum oder Auslagerungen von Geschäftsstellen usw.

Betroffene zu Beteiligten machen

ERP-Einführungen sind dann erfolgreich, wenn der Lösung und dem Integrationspartner die nötige Akzeptanz entgegengebracht wird. Neue Software bedeutet viele Veränderungen für Organisationseinheiten (OE) und deren Mitarbeiter. Diese sind gewohnt, mit den bisherigen, vertrauten Werkzeugen zu arbeiten. Wenn nun eine neue Software mit anderen Eingabemasken und anderen Buttons eingesetzt wird, kann das zu Unzufriedenheit führen. Daher ist es enorm wichtig, dass die Betroffenen von Beginn an im Projekt involviert sind und ihre Anliegen ernst genommen werden. Ebenfalls sollten durch Schulungen sämtliche Unsicherheiten eliminiert werden. Voraussetzung dafür ist ein erfolgreiches Projektmarketing.

Die Einführung ist Chefsache

Ebenfalls zentral für den Erfolg ist, dass die Unternehmensleitung an das Projekt glaubt und diesen Glauben in die Unternehmenskultur trägt. Die Chefs müssen in die konzeptionellen Workshops involviert werden, da dort wichtige Entscheidungen zu treffen sind, die sie vertreten sollten.

Fazit

Die Einführung eines ERP ist ein aufwendiges Unterfangen, auf das sich ein Unternehmen im Schnitt ca. alle zehn Jahre einlässt. Das Projekt bringt Veränderungen mit sich, welche die Mitarbeitenden vor neue Herausforderungen stellt. Die verwendeten Informatikmittel stellen kein Problem mehr dar, es sind die «menschlichen Faktoren», die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können. Daher gelten ERP-Einführungen heute in erster Linie als Organisationsprojekte.

Hat ein Unternehmen das passende ERP-System gefunden, fängt die eigentliche Arbeit erst an. Damit die ERP-Einführung gelingt, muss das Projekt strukturiert und geplant werden. So können Verzögerungen und explodierende Kosten verhindert werden.