Nicht nur unerwünschte Werbebotschaften füllen die Mailbox. Auch ungenau definierte Nachrichten von Arbeitskollegen oder der Cc-Verteiler tragen zur täglichen Mailflut bei. Um am genialen Kommunikationsmittel nicht zu scheitern, lohnen sich einfache, doch genaue Regeln im Umgang mit E-Mails.
Tausende E-Mails liegen im Posteingang, die Zahl der ungelesenen Nachrichten befindet sich im dreistelligen Bereich, und irgendwo zwischen ungeöffneten Newslettern warten wichtige Aufgaben, die unbedingt erledigt werden sollten. Der unaufgeräumte Zustand des digitalen Posteingangs drückt für viele den Stress des Arbeitsalltags aus.
Die Mailflut wächst stetig – und damit auch der Frust über das eigentlich praktische Kommunikationsmittel. Während heute täglich weltweit 281 Milliarden E-Mails empfangen werden, soll der Versand laut einer Prognose des Marktforschungsinstituts Statista in den kommenden sechs Jahren um 16 Prozent auf 333 Milliarden Nachrichten steigen.
Damit wir nicht in der Postflut ertrinken, empfiehlt sich ein einfaches Prinzip: Statt im Postfach eine endlose Anzahl von Ordnern zu erstellen und einen Gutteil der Zeit damit zu verbringen, Mails in passende Ordner abzulegen, arbeitet man nur mit Posteingang, Postausgang und Papierkorb. Hinzu kommen höchstens einige temporäre projektbezogene Ordner. Ein dadurch strukturierter Posteingang vereinfacht auch die Suche – ansonsten findet man mittels der Suchfunktion des Mailprogramms das Gewünschte meist schnell.
Man kann den digitalen Posteingang auch wie einen realen Briefkasten behandeln – und bloss einmal täglich leeren. Die Nachrichten werden je nach Dringlichkeit und Aufwand sofort bearbeitet oder abgelegt. Eine beschränkte Anzahl Ordner hilft, die Übersicht nicht zu verlieren.
Auch beim Versenden gilt es, sich an einige einfache Regeln zu halten, damit der Mailverkehr effizient verläuft:
Auch firmeninterne Abmachungen vereinfachen den Umgang mit der digitalen Post. So muss man etwa intern nicht den Erhalt jeder Mail bestätigen oder täglich rundum einen schönen Feierabend wünschen. Zudem gilt: Wer viele Mails versendet, erhält auch viel Post.
Die Flut elektronischer Post ist jedoch nicht nur aufgrund der Menge belastend – auch der unaufhaltsame Strom stresst. Das ständige Mailchecken und -lesen kostet Zeit: Untersuchungen haben gezeigt, dass es eine Viertelstunde dauert, ehe man sich nach dem Lesen einer E-Mail wieder voll auf die ursprüngliche Arbeit konzentrieren kann.
Um dem gegenzusteuern, sollte man den Posteingang bewusst nur ein- bis viermal täglich öffnen. Falls möglich, lohnt es sich, ab und an sogar offline zu gehen oder zumindest die optischen und akustischen Signale für eintreffende Mails auszuschalten.
Denn: Elektronische Nachrichten sind nie dringend. Besteht ein Notfall, ruft man an. Auch bei Kritik, komplexen Inhalten, emotionalen Angelegenheiten und vertraulichen Informationen greift man besser zum Telefonhörer.
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