Fünf Elemente einer guten Personalinformation

23.02.2018 Diana Roth
Damit Mitarbeitende ihre Aufgaben optimal wahrnehmen können, brauchen sie relevante Informationen. Unter Informieren versteht man das Benachrichtigen oder Unterrichten einer oder mehrerer Personen, das Mitteilen. Sich informieren hingegen heisst empfangen, verstehen und Wissen erwerben.
Personalinformation
Bei Unternehmensinformationen (z.B. Änderungen im Personalreglement, Mutationen etc.) sollten die folgenden 5 Punkte beachtet werden, damit der Informationssender den Empfänger richtig erreicht.

Übermitteln Sie Informationen

  • rechtzeitig
  • adressatengerecht und verständlich
  • vollständig
  • funktionsgerecht
  • objektiv

Dies gilt für mündliche wie schriftliche Information. Beide Informationswege können je nach Situation genutzt werden.
Eine Information weiterzugeben, verleiht dem Sender eine gewisse Macht. Eine Information unvollständig, zum falschen Zeitpunkt, subjektiv oder mit Fremdwörtern gespickt zu formulieren und nicht stufengerecht zu verteilen, kann ein Chaos auslösen.

Informieren Sie zum richtigen Zeitpunkt

Stellen Sie sicher, dass die Informationen so platziert werden, dass die Mitarbeitenden auch einen zeitnahen Zugang dazu haben. Optimalerweise werden alle ungefähr zur selben Zeit benachrichtigt.
Börsenkotierte Unternehmen dürfen bei gewissen Themen aus rechtlichen Gründen erst zu einem bestimmten Zeitpunkt Informationen weitergeben. So manch ein Mitarbeiter hat von der Firmenübernahme aus der Zeitung erfahren, obwohl die Information gut geplant und durchdacht war. Die Rahmenbedingungen liessen die Mitarbeiterinformation nicht früher zu.

Informieren Sie so, dass Sie verstanden werden

Die Informationen sollen in einer Sprache verfasst sein, die der Empfänger versteht. Begriffe wie «Human Resources», «Outsourcing», «Digitalisierung» usw. sind für HR-Fachpersonen normal und verständlich. Es ist ihre Sprache, die aber von jemandem mit einem ganz anderen Aufgabengebiet nicht unbedingt verstanden wird, auch wenn beide im gleichen Unternehmen arbeiten.

Tipp

  • Wenn viele fremdsprachige Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen arbeiten, setzen Sie Übersetzer oder Dolmetscher ein. Auch die frühzeitige Information über einen noch nicht wirklich entschiedenen Personalabbau kann unnötig verunsichern und kontraproduktiv sein.

Informieren Sie vollständig

Um die Vollständigkeit in der Informationsweitergabe zu sichern, nutzen viele das 4-Augen-Prinzip. Ein winziges Detail geht vergessen und schon hat die Information eine andere Bedeutung. Ein gezieltes Weglassen von Information bezeichnet man als Manipulation.

Tipp

  • Sichern Sie sich ab und lassen Sie wichtige Informationen gegenlesen.

Informieren Sie funktionsgerecht

Der mündliche Top-down-Weg hat sich bei wichtigen Informationen bewährt. Bei Informationen, die von verschiedenen Personen weitergegeben werden müssen, wird die Formulierung idealerweise schriftlich vorgegeben. So kann erreicht werden, dass die verschiedenen Vorgesetzten sich an gleiche Aussagen halten, womit Fehlinterpretationen und Missverständnisse bei den Empfängern vermieden werden können. Bedenken Sie, dass sich Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen austauschen. Sie vergleichen Aussagen und bewerten diese.

Informieren Sie dem Gegenstand angemessen

Periodische Information, wie z.B. zur neuen Firmenausrichtung oder zu neuen Prozessen, werden gewöhnlich sachlich aufbereitet. Aber was ist mit der Information über den Todesfall eines Mitarbeitenden? Ereignisse, die mit Mitarbeitenden zusammenhängen, müssen von einer ausgewogenen Sachlichkeit und Emotionalität geprägt sein.

Tipp

  • Verlassen Sie bei persönlichen Themen die konservativen Formulierungswege. Haben Sie den Mut, Informationen anders, empathischer zu verfassen. Es lohnt sich. Versprochen.
Mittwoch, 18:00 27.11.2019 Zürich HR Fachleute, Personalassistenten
Mittwoch, 18:00 04.12.2019 Basel Direktionsassistenz, HR Fachleute
Dienstag, 18:00 10.12.2019 Bern Bildungsangebote Bern
Mittwoch, 18:00 08.01.2020 Bern Bildungsangebote Bern
Donnerstag, 18:00 05.03.2020 Bern Bildungsangebote Bern

Je klarer die Informationen sind, die Angestellte erhalten, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese die Aufgaben korrekt erfüllen. Diese fünf Elemente beschreiben, was Unternehmen bei der Kommunikation mit Personal beachten sollten.