Schweigen ist Gold - Fünf Tipps für den Umgang mit vertraulichen Informationen

18.05.2017 Diana Roth
Personalverantwortliche haben aufgrund ihrer polyvalenten Rolle oft die Aufgabe die unterschiedlichsten Informationen zu filtern und weiterzugeben. Die Rollenerwartungen sind vielfältig. Der Wechsel zwischen Dienstleistungsfokussierung, Entscheidungs-, Beratungs- und Durchsetzungsfunktion – und dies immer unter dem betriebswirtschaftlichen wie sehr menschlich geprägtem Aspekt - wird zunehmend gefordert.
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HR-Dilemma

HR-Fachpersonen befinden sich immer öfters in einer Art Dilemma. Einerseits müssen sie der Geschäftsleitung dienen und andererseits müssen sie Informationen eines Hilfe suchenden Mitarbeitenden für sich behalten. Ein schwieriges Abwägen. Zielführend scheint hier ein ausgeprägtes Rollenbewusstsein. Eine klare Haltung, die durchaus durch Flexibilität und Sensibilität gesteuert werden kann.

Der Kontext entscheidet

Eine gute HR-Fachperson sollte in einer Beratungssituation insbesondere die Autonomie des Gegenübers stärken. Was, wenn mitten im Gespräch verlangt wird, dass alles was gesagt wird, vertraulich zu behandeln ist? Spätestens in diesem Moment muss die personalverantwortliche Person klare Position beziehen. Insbesondere, wenn eine Weitergabe von Informationen für das Unternehmen von grossem Interesse ist oder sogar notwendig erscheint.

Vertrauen & Vertraulichkeit

Damit zeigt sich, wie gross der Stellenwert von Vertrauen und Vertraulichkeit in diesem Bereich ist. Und die Kunden der HR-Abteilung, also die Geschäftsleitung, die Vorgesetzten, die Mitarbeitenden, die Bewerber etc. müssen darauf vertrauen können, dass Informationen verantwortungsvoll behandelt werden. Dies bedeutet auch, dass die Schweigepflicht beachtet und das Datenschutzgesetz eingehalten wird. Unberechtigte Personen dürfen weder auf Daten noch vertrauliche Informationen zugreifen können. Dafür muss das HR stehen.
Lebenslauf mehrfach kopieren und in den Team-Umlauf geben?
Das beginnt bei einem Lebenslauf eines Bewerbers. Dieser gehört in die Hände der HR-Fachperson und des Vorgesetzten. Oftmals wird jedoch fahrlässig damit umgegangen. Teils gibt es Vorgesetzte, die die Bewerbungsunterlagen allen Teammitgliedern zum Lesen geben. Es werden Informationen aus dem Bewerbungsgespräch in der Kaffeepause zum Besten gegeben. Selbst die Lohnforderungen werden manchmal mit Mitarbeitenden diskutiert.

5 Tipps für HR-Fachleute im Umgang mit heiklen Informationen

  • Informieren Sie Vorgesetzte wie Mitarbeitende über den Datenschutz und deren Einhaltung
  • Sind Sie sich Ihrer HR-Rolle bewusst. Bleiben Sie dieser Rolle treu
  • Deklarieren Sie diese Rolle unmissverständlich gegenüber der Geschäftsleitung, den Vorgesetzten und Mitarbeitenden
  • Prüfen Sie den Gehalt und auch die Absichten der Informationen, die Ihnen in Ihrer Position als HR-Fachmann/-frau weitergegeben werden
  • Werden Sie nicht zum Spielball von Vorgesetzten oder Mitarbeitenden. Vermeiden Sie die unnötige Weitergabe von Vertraulichkeiten. Und: Nicht alles was als vertraulich deklariert wird, ist wirklich wichtig.
Mittwoch, 18:00 22.05.2019 Zürich HR Fachleute, Personalassistenz
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