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Die Stellenbeschreibung - Argumente für ein unterschätztes Arbeitsinstrument

In vielen KMUs arbeiten Mitarbeitende ohne Stellenbeschreibungen. Vorgesetzte argumentieren, solche Pflichtenhefte seien ein überflüssiger Formalismus. Und führen an, dass die Mitarbeitenden ohne sie viel flexibler einsetzbar seien.

Stellenbeschreibung

Papiertiger oder wichtiges HR-Instrument?

Personalverantwortliche sind immer wieder gefordert, gute Argumente vorzubringen, damit dieses wichtige HR-Instrument nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt wird. Im Folgenden werden einige aufgeführt - ergänzt mit einer Checkliste, was unbedingt in eine Stellenbeschreibung / ein Pflichtenheft gehört.

Stellenbeschreibungen: Argumente für die Rekrutierung und Einführung

Eine Stellenbeschreibung regelt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, und somit auch die Unterschriftskompetenz. Bei der Personalrekrutierung dient sie als Grundlage für die Stelleninserate und für die Stellenpräsentation. Zudem verschafft sie Arbeitgebern wie Arbeitnehmern Klarheit über die Erwartungen, die an die Ausführung der Aufgaben gestellt werden. Als PDF-Datei bei einer Stellenausschreibung hinterlegt, zeigt sie Bewerbern klar auf, welche Aufgaben zu erfüllen sind - ein hervorragendes Personalmarketinginstrument, das die Professionalität eines Unternehmens widerspiegelt.
Soll ein guter, ausführlicher Einführungsplan für einen neuen Mitarbeiter erstellt werden, hilft das Pflichtenheft der Vorgesetzten, an alles zu denken. Jede Aufgabe kann geplant werden, und der bisherigen Stelleninhaberin fällt das Verfassen eines Handbuchs für die Aufgabenübergabe leicht.

Argumente für die Personalentwicklung und -erhaltung

Versetzungen können mithilfe der Pflichtenhefte einfacher geplant werden, und bei den jährlichen Qualifikationsgesprächen sind sie die Basis für die Beurteilung. Es gibt weniger Teamprobleme, wenn die Kompetenzen nicht nur klar geregelt sind, sondern auch durch eine Stellenbeschreibung sichtbar gemacht werden. Viele moderne Unternehmen speichern die Pflichtenhefte sämtlicher Mitarbeitenden auf einem Transfer-Laufwerk ab, damit alle Einsicht in die Aufgaben ihrer Kolleginnen und Kollegen haben.
Auch in der Personalbedarfsplanung spielt die Stellenbeschreibung eine wesentliche Rolle, denn sie ermöglicht eine seriöse qualitative wie quantitative Einschätzung.

Korrekte Arbeitszeugnisse

Kommt es zu einer Kündigung, dann kann der erste Teil des Arbeitszeugnisses anhand des Stellenbeschriebs effizient und korrekt erstellt werden. Dann fehlt nur noch die Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens des Mitarbeitenden durch den Vorgesetzten.

Aktualität

Das A & O einer Stellenbeschreibung ist ihre Aktualität. Arbeitnehmer wie Arbeitgeber haben daher die Pflicht, regelmässig den Inhalt und die Reihenfolge der Aufgaben zu überprüfen und anzupassen. Der beste Anlass dafür ist das Qualifikationsgespräch.

Pflichtenheft und Anforderungsprofil

Die Fach-, Sozial-, Selbst-, Methoden- und Führungskompetenzen, die für eine Stelle mitzubringen sind, regelt das Anforderungsprofil, in der HR-Praxis oft ein Anhang der Stellenbeschreibung. Wesentlich ist hier, dass die Kompetenzen gewichtet werden, also eine klare Quantifizierung möglich ist. Die jeweiligen Vorgesetzten entscheiden, ob die aufgeführten Anforderungen Muss-Kriterien, Kann-Kriterien oder sogar Nice-to-have-Kriterien sind.

9 Punkte, die in die Stellenbeschreibung gehören

  1. Stellenbezeichnung
  2. Beschäftigungsgrad
  3. Stellvertretung aktiv/passiv (hierarchische Stellung)
  4. Ziel der Stelle
  5. Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen
  6. Informationsrechte/-pflichten
  7. Aufgaben – in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit
  8. Zusammenarbeit mit anderen Stellen
  9. Datum, Unterschrift

Eine Studie des amerikanischen Studie ergab: 49 Prozent ihrer Arbeitskraft/Arbeitszeit verplempern Führungskräfte für Aufgaben, die ihre Sekretärin hätte erledigen können, und 5 Prozent für Arbeiten, die von Angestellten auf unterer Stufe zu erledigen gewesen wären. Weitere 43 Prozent der Arbeitszeit gehen für Aufgaben drauf, die unmittelbare Mitarbeiter hätten ausführen können. 
Lediglich für drei Prozent der von Führungskräften ausgeführten Arbeiten war tatsächlich ihr spezifisches Know-how erforderlich.
Wenn das keine schlagenden Argumente für das Einführen von Stellenbeschreibungen sind?

An der Schule für Personal und Führung werden in verschiedenen Fächern aktuelle und kontroverse Themen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur Meinungsbildung beitragen können.

 

Autor:
Diana Roth, HRM-Expertin, Dozentin, Autorin und Coach für Personal
Publiziert am 04.01.2018 im Auftrag von der Schule für Personal und Führung

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