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Schweigen ist Gold - Fünf Tipps für den Umgang mit vertraulichen Informationen

Personalverantwortliche haben aufgrund ihrer polyvalenten Rolle oft die Aufgabe die unterschiedlichsten Informationen zu filtern und weiterzugeben. Die Rollenerwartungen sind vielfältig. Der Wechsel zwischen Dienstleistungsfokussierung, Entscheidungs-, Beratungs- und Durchsetzungsfunktion – und dies immer unter dem betriebswirtschaftlichen wie sehr menschlich geprägtem Aspekt - wird zunehmend gefordert.

HR Daten

HR-Dilemma

HR-Fachpersonen befinden sich immer öfters in einer Art Dilemma. Einerseits müssen sie der Geschäftsleitung dienen und andererseits müssen sie Informationen eines Hilfe suchenden Mitarbeitenden für sich behalten. Ein schwieriges Abwägen. Zielführend scheint hier ein ausgeprägtes Rollenbewusstsein. Eine klare Haltung, die durchaus durch Flexibilität und Sensibilität gesteuert werden kann.

Der Kontext entscheidet

Eine gute HR-Fachperson sollte in einer Beratungssituation insbesondere die Autonomie des Gegenübers stärken. Was, wenn mitten im Gespräch verlangt wird, dass alles was gesagt wird, vertraulich zu behandeln ist? Spätestens in diesem Moment muss die personalverantwortliche Person klare Position beziehen. Insbesondere, wenn eine Weitergabe von Informationen für das Unternehmen von grossem Interesse ist oder sogar notwendig erscheint.

Vertrauen & Vertraulichkeit

Damit zeigt sich, wie gross der Stellenwert von Vertrauen und Vertraulichkeit in diesem Bereich ist. Und die Kunden der HR-Abteilung, also die Geschäftsleitung, die Vorgesetzten, die Mitarbeitenden, die Bewerber etc. müssen darauf vertrauen können, dass Informationen verantwortungsvoll behandelt werden. Dies bedeutet auch, dass die Schweigepflicht beachtet und das Datenschutzgesetz eingehalten wird. Unberechtigte Personen dürfen weder auf Daten noch vertrauliche Informationen zugreifen können. Dafür muss das HR stehen.
Lebenslauf mehrfach kopieren und in den Team-Umlauf geben?
Das beginnt bei einem Lebenslauf eines Bewerbers. Dieser gehört in die Hände der HR-Fachperson und des Vorgesetzten. Oftmals wird jedoch fahrlässig damit umgegangen. Teils gibt es Vorgesetzte, die die Bewerbungsunterlagen allen Teammitgliedern zum Lesen geben. Es werden Informationen aus dem Bewerbungsgespräch in der Kaffeepause zum Besten gegeben. Selbst die Lohnforderungen werden manchmal mit Mitarbeitenden diskutiert.

In der Folge fünf Tipps für HR-Fachleute, die im Umgang mit heiklen Informationen helfen:

  1. Informieren Sie Vorgesetzte wie Mitarbeitende über den Datenschutz und deren Einhaltung.
  2. Sind Sie sich Ihrer HR-Rolle bewusst. Bleiben Sie dieser Rolle treu.
  3. Deklarieren Sie diese Rolle unmissverständlich gegenüber der Geschäftsleitung, den Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
  4. Prüfen Sie den Gehalt und auch die Absichten der Informationen, die man Ihnen in Ihrer Position als HR-Fachmann/-frau weitergibt.
    Bedenken Sie: Das was Paul über den Peter sagt, sagt mehr über den Paul aus als über den Peter.
  5. Werden Sie nicht zum Spielball von Vorgesetzten oder Mitarbeitenden. Vermeiden Sie die unnötige Weitergabe von Vertraulichkeiten. Und: Nicht alles was als vertraulich deklariert wird, ist wirklich wichtig.

An der Schule für Personal und Führung werden in verschiedenen Fächern aktuelle und kontroverse Themen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur Meinungsbildung beitragen können.

 

Autor:
Diana Roth, HRM-Expertin, Dozentin, Autorin und Coach für Personal
Publiziert am 18.05.2017 im Auftrag von der Schule für Personal und Führung

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