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Der Chef muss halt besser planen!

Unlängst hatte ich unfreiwillig Gelegenheit, im Tram zwei Damen beim Gespräch zuzuhören. Thema war die kürzlich begonnene Erwerbstätigkeit der einen in einem Unternehmen. Wie ich dem Gespräch entnehmen konnte, war die Anstellung eigentlich zu 100% ausgeschrieben gewesen, aber aufgrund des Wunsches der Arbeitnehmerin war eine Anstellung zu 80% realisiert worden. Der arbeitsfreie Tag organisierte sich jedoch offensichtlich nicht von allein, und der Vorgesetzte wurde mit der im Titel präsentierten Aussage «Er muss halt besser planen.» qualifiziert. Die Einsatzplanung aller Mitarbeitenden ist allerdings eine Herkulesaufgabe und löst beidseitig nicht nur Freudensprünge aus.

Einsatzplanung

Hexenkessel Einsatzplanung

Jeder Vorgesetzte kennt die Situation: Im Rahmen der wöchentlichen oder monatlichen Ressourcenplanung ist er damit konfrontiert, daran zu denken, dass A am Dienstag nicht arbeitet und am Donnerstag die Kinder spätestens um 17 Uhr abholen muss. B wiederum hat am Montag jeweils seine Therapie, liebt Sitzungen frühmorgens nicht und ist immer freitags an der Rotary-Lunchveranstaltung. C sodann arbeitet nur Mittwoch und Donnerstag. D arbeitet 100%, hat jedoch im Rahmen einer Aushilfe bei der Abteilung XY die Arbeiten von Z übernommen und kann deshalb nicht voll eingesetzt werden. Das Adrenalin strömt, und neben dem Hyperventilieren realisiert der Vorgesetzte, dass es neben ihm selbst noch einige wenige Mitarbeiter sind, welche sowohl immer flexibel «verplant» werden können als auch die operative Einheit über die täglichen Betriebszeiten sicherstellen.

Allen Wünschen zu entsprechen, ist ein Ding der Unmöglichkeit

Nicht bloss die Wünsche der Mitarbeitenden sind ausschlaggebend für die teilweise hohe Flexibilität eines Unternehmens. Auch der Fachkräftemangel trägt das Seine dazu bei, dass Kompromisse eingegangen und viel Individualität in den Anstellungsbedingungen gestattet werden. Der Vorgesetzte jedoch kommt häufig in die Situation, werten zu müssen. Ist das Abholen der Kinder von der Kindertagesstätte von A jetzt wichtiger als der regelmässige Trainingstermin von B? Zudem kann die Abdeckung aller Stunden an allen Tagen einem Schachspiel besonderer Güte gleichen – alle Figuren bewegen sich gleichzeitig. Kein Wunder also, beklagen sich immer mehr Führungskräfte – insbesondere Teamleiter – über zunehmende Stresssituationen und fühlen sich von ihren Vorgesetzten vernachlässigt. Ergänzend kommt dazu, dass die Ausbildung und die Teamentwicklung ausserordentlich anspruchsvoll werden. Aber der «Chef muss doch bloss besser planen!

Verantwortung teilen

Die anspruchsvolle Führungssituation kann nur verhindert werden, indem bereits bei der Bewerbung und beim Kennenlernen im Team die Konditionen einer Anstellung beidseitig und für alle Teammitglieder transparent gemacht werden. Wird der Entscheid für Kandidat A oder B vom Team mitgetragen, fällt es leichter, sich zugunsten des auserwählten Kandidaten anzupassen. Die Einsatzplanung wird so vom Chef weg ins Team delegiert, und es werden in den verfügbaren, allen passenden Stunden verbindliche Planungssitzungen eingetragen. In diesen Sitzungen können und müssen alle ihre individuellen Bedürfnisse vertreten und argumentativ darlegen. Die Planung selbst wird so zur Teamentwicklung, und keiner kann bloss nehmen und nie geben. Zu beachten jedoch ist die aus Vorabsprachen, Untergruppierungen im Team oder Ausgrenzen einzelner Mitglieder entstehende Gruppendynamik. Unerwünschte Effekte können verhindert werden, wenn bei jeder Sitzung ein anderes Mitglied die Verantwortung für das Ergebnis übernehmen muss und diese Rotation selbstregulierend wirkt. Der Vorgesetzte kann sich nun wieder vermehrt auf seine Führungsfunktion in der operativen Einheit mit Ergebnisverantwortung und die wertschöpfenden Prozesse konzentrieren.

An der Schule für Wirtschaft und Management werden in verschiedenen Fächern aktuelle Themen aus den unterschiedlichsten Sichtweisen beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur objektiven Meinungsbildung beitragen können.

Autor:

Bruno Sauter, Amtschef/Generaldirektor Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA), Kanton Zürich

Publiziert am 16.11.2017 im Auftrag von der Schule für Wirtschaft und Management

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