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Selbstmanagement als Führungsaufgabe

Die laufenden Geschäfte, die zusätzlichen Projekte, die externen Termine und dann noch die Geschäftsleitung mit ihrem Wunsch nach detailliertem Reporting; die pro Tag zur Verfügung stehende Arbeitszeit reicht bei Weitem nicht aus, um alles zu erledigen. Wie kann die Arbeit so eingeteilt werden, dass nebst einem erfüllten und befriedigenden Arbeitstag auch der private Teil des Lebens nicht zu kurz kommt? Wie setze ich Prioritäten, und wann erlaube ich mir, eine Aufgabe zu delegieren? Selbstmanagement seiner Ressourcen ist der Weg zum Erfolg.

Selbstmanagement

Eisenhower-Prinzip funktioniert nicht bloss in höheren Funktionen

General Eisenhower differenzierte Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Und bloss jene Aufgaben, welche beide Kriterien erfüllten, wurden von ihm angepackt. Als General, so die Vermutung, konnte er jedoch auf fast beliebige Ressourcen zugreifen, um Aufgaben entweder zu delegieren oder weit nach hinten zu schieben. Positiv formuliert, steuerte General Dwight D. Eisenhower jedoch sowohl seine Zeit als auch seine Kompetenzen – und dies wiederum hat keinerlei Verbindung zur Hierarchie oder Funktion. Die Wichtigkeit einer Aufgabe oder eines Projekts kann jederzeit formuliert werden. Kann ein Mitarbeiter die Wichtigkeit einer ihm delegierten Aufgabe nicht selbst erkennen, so muss sie zusammen mit dem Auftraggeber eingeschätzt werden. Die Dringlichkeit ist relativ. Gibt es fixe Endpunkte mit Anschluss an weitere Projekte oder Partner? Ist die Terminierung eine hierarchische oder eine Standardvorgabe? In jedem Fall können die Termine aller zu erledigenden Aufgaben optisch dargestellt werden – als Basis für die Aufteilung der verfügbaren Arbeitszeiten.

Die eigenen Ressourcen steuern

Vorhandene Kompetenzen beeinflussen den Grad der Selbstständigkeit bei der Erfüllung komplizierter oder komplexer Aufgaben. Da wo ich das Wissen und die notwendige Erfahrung mitbringe, kann ich effizient eine Aufgabe erfüllen und bin im Vorteil gegenüber dem Delegieren, welches zuerst die notwendigen Instruktionen braucht und dann auch kontrolliert werden sollte. Zudem kann ich – wie oben beschrieben – meine Arbeitszeit selbst steuern. Ist das Projekt eine Wiederholung oder die Aufgabe mir bereits bekannt, ist die Einschätzung der eigenen Kompetenzen rasch erledigt. Sind jedoch unbekannte Fragestellungen mit eigenen Kompetenzen zu erfüllen, wird die Herausforderung grösser. Eine einfache Methode ist die Beurteilung der Aufgabe nach Kompetenzkriterien durch eine Kollegin oder einen Kollegen. In Kombination mit der eigenen Beurteilung ergibt sich rasch eine geeignete Wertung. Ist die Zeit jedoch der limitierende Faktor, erleichtert eine Schätzung der Bearbeitungsdauer – inklusive Reserven – das Einplanen in die Tagesarbeiten.

Den Feierabend fix vorsehen

Sind die Aufgaben auch noch so komplex und ist der Zeitplan sehr eng gesteckt, planen Sie Pausen und unbedingt den Feierabend mit ein. Mit Pausen werden nicht bloss die biologischen Bedürfnisse befriedigt. Pausen dienen auch zur Aktivierung bisher inaktiver Bereiche des Gehirns, und etwas Bewegung fördert den Blutkreislauf, was frischen Sauerstoff in den Körper bringt. Das fixe Vorsehen des Feierabends bringt nicht bloss Vorfreude mit dem entsprechenden Energieschub hervor, es erleichtert auch die Konzentration auf eine Aufgabe. Gelingt der Abschluss dann doch knapp nicht vor Tagesschluss, haben Sie am nächsten Tag ja noch etwas Reserve eingebaut.

An der Schule für Wirtschaft und Management werden in verschiedenen Fächern aktuelle Themen aus den unterschiedlichsten Sichtweisen beleuchtet, damit die Studierenden fundiert und aktiv zur objektiven Meinungsbildung beitragen können.

Autor:

Bruno Sauter, Amtschef/Generaldirektor Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA), Kanton Zürich

Publiziert am 2.03.2018 im Auftrag von der Schule für Wirtschaft und Management

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