Wer braucht wann welche Informationen
Der Empfänger von Informationen kennt üblicherweise seinen Geschäftsbereich sehr gut und kann einschätzen, welche Daten mit welchem Detailierungsgrad benötigt werden. Die Exportabteilung verlangt nebst dem Warenwert eher die Destinationen der Lieferungen, wohingegen die Logistik Angaben über Dimensionen und Gewicht wünscht. Die Verkaufsabteilung verlangt nebst der Kundenhistorie mit verrechneten Produkten und Dienstleistungen Angaben über Reklamationen, Garantieleistungen und berechnete Nachkalkulationen. Daten werden heute selbstverständlich tagesaktuell erwartet. Wenn eine Kundin im Kundendienst anruft, sollen die aktuellen Bewegungen automatisch erscheinen, und die für die Produktion einer Bestellung relevanten Fakten sind dann bereitgestellt, wenn der Auftrag ausgelöst wird.
Sind die Daten verlässlich
Datenqualität und Validität sind für die Steuerung eines Unternehmens von grosser Bedeutung. Interne Faktoren wie erfasste Mengen, Preise und Kundendaten werden zum einen durch die zuständigen Mitarbeiter beeinflusst. Zum andern sind aber auch selbstlernende Systeme, welche sinnvolle Vorgaben einsetzen, und auf Plausibilität selbstprüfende Modelle entscheidend. Externe Faktoren wie die Verfügbarkeit von Halbzeugen, Komponenten und Personalressourcen müssen im System ergänzend dazu realistisch und aktuell eingearbeitet sein. So kann sich z.B. aufgrund von Betriebsferien die Lieferfrist für eine Einheit plötzlich verdoppeln. Die datentechnisch gewonnenen Erkenntnisse aus einem MIS werden jedoch nur solange verwendet, als dass die Resultate verlässlich und valide sind. Dazu notwendig sind regelmässig grosse Datenmengen.
Welche Entscheide werden aufgrund der Informationen gefällt
Erstellung eines MIS hängt von den verfügbaren Daten ab, von der Qualität der Bereitstellung wie auch von der Akzeptanz der Benutzer. In ein System zu investieren, welches von vornherein abgelehnt wird, macht ökonomisch keinen Sinn. Der Prozess für die Entwicklung eines MIS soll deshalb zwingend mit den entscheidenden und das System nutzenden Mitarbeitenden geschehen. Und da verfügbare Daten meist ein Vielfaches der zur Steuerung notwendigen Informationen bieten, werden MIS oft überladen mit Auswertungen. Eine Grundlage für die Relevanz einer Auswertung, Tabelle oder Zahl ist die einfache Frage nach dem zu fällenden Entscheid: Was entscheide ich aufgrund der verfügbaren Informationen wann?
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