Jede Abteilung ein eigenes Informatiksystem? Jeder Geschäftsbereich mit einer separaten Branchenlösung? Für jeden Fachspezialisten eine individuelle Software?
Informatiksysteme unterstützen heute vielfältige Businessprozess. Dennoch bestehen bei vielen Schnittstellen Gefahren. Die Suche nach ERP-Lösungen, die eine vollintegrierte Durchgängigkeit gewährleisten, beginnt.
Remo Noser
22. Juni 2017
Es sind diverse Systeme, die in den Schweizer Unternehmen eingesetzt werden, um möglichst effiziente Prozesse zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsprozesse – von Unterstützungs- bis Kernprozessen – können durch die IT begünstigt werden. Dies bedeutet auch, dass entsprechend hohe Kosten für den Betrieb und Unterhalt der Systeme aufkommen. In einigen Unternehmen ist die Systemlandschaft historisch gewachsen, eine «Modernisierung» wird teilweise hinausgezögert, da hohe Investitionskosten anfallen. So kommt es, dass vielfach nur in gewissen Bereichen Massnahmen für IT-Erneuerungen getroffen werden. Dabei gerät oftmals in Vergessenheit, dass Insellösungen sowie notwendige Schnittstellen risikobehaftet sind.
Insellösungen – ineffizient aber fokussiert
Von Insellösungen wird dann gesprochen, wenn verschiedene Teilsysteme im Unternehmen eingesetzt werden. Beispielsweise arbeitet die Buchhaltung mit einer Software für die Buchführung, die Leistungserfassung (Zeiten, Spesen, etc.) werden jedoch auf einer anderen Softwarelösung erfasst. Das bedeutet, dass die Erfassung der Daten in verschiedenen unabhängigen Datenbanken stattfindet. Das führt zu folgenden Ineffizienzen:
Es werden redundante Daten erfasst – es erfolgt keine Einmalerfassung
Der Aufwand für die Erfassung ist höher
Es findet kein Informationsaustausch statt
Eine Integrität in den Unternehmensinformationen ist schwer sicherzustellen
Prozesse zur Pflege, Unterhalt, Betreuung und Knowhow über Systemeigenschaften werden mehrmals geführt
Der Einsatz und Unterhalt von Schnittstellen
Eine Möglichkeit ist, technische Schnittstellen mit den eingesetzten Lösungen zu realisieren, die sicherstellen, dass eine entsprechende Kommunikation stattfindet. Jedoch sollte der Unterhalt sowie der Erhalt von Schnittstellen nicht unterschätzt werden. Technologien verändern sich und die Schnittstellen müssen diesen Veränderungen ebenfalls immer gerecht werden.
Wie kann eine vollintegrierte Business Software helfen?
Um die erwähnten Unsicherheitsfaktoren und Risiken zu eliminieren, kann eine vollintegrierte Softwarelösung verwendet werden. In diesem Fall werden sämtliche Bereiche mit derselben Software und Technologie ausgestattet. Hierfür gibt es Standardlösungen wie beispielsweise ABACUS, welche es erlauben, die Programme auf die Bedürfnisse der Unternehmung zu parametrisieren. Natürlich kann es Einschränkungen in der Handhabung oder in den Möglichkeiten geben. In diesem Fall soll geprüft werden, ob es innerhalb der Lösung einen Workaround gibt, oder ob doch eine Standardschnittstelle zu einer weiteren Lösung ergänzt werden muss. Mit dem Einsatz von Standardlösungen müssen teilweise Kompromisse eingegangen werden. Der Vorteil ist, dass durch die Standardisierung eine stetige Weiterentwicklung und Updatefähigkeit in allen Bereichen gewährleistet werden kann. Die Betreuung der Software kann in der Regel mit einem oder wenigen Integrationspartnern sichergestellt werden.
Was sind die Vor- und Nachteile?
Vollintegrierte Business Software
Insellösung mit Schnittstellen
Vorteile
Software aus einer Hand und einer Technologie
Standardisierter Unterhalt und geregelter Releaseprozess
Benchmark mit anderen Unternehmen, welche die gleiche Lösung einsetzen
Standardisierte Schulung von Personal sowie einfachere Übergabe von Kompetenzen
Rückverfolgung der Daten
Keine redundanten und einmalige Erfassung von Daten
Nutzen von ERFA-Strukturen
Spezialisierte Lösung für den bestimmten Unternehmensbereich
Individuelle Ausprägung kann schneller entwickelt werden
Unabhängigkeit der Fachbereiche
Risiken von IT auf mehrere Technologien verteilt
Benutzermanagement auf einzelne Systemkomponenten ist einfacher zu handeln
Nachteile
Eingehen von Kompromissen in der Art und Weise der Visualisierung sowie Umsetzungsmöglichkeiten
Eingeschränkte Möglichkeit der Individualität
Abhängigkeit zu einem oder wenigen Integrationspartnern
Eingeschränkte Differenzierung mit der IT auf dem Markt
Hohe einmalige Investitionssumme
Abhängigkeit von mehreren I-Partnern, welche die Lösungen unterhalten
Unterhalt und Betrieb der Schnittstellen ist sehr aufwändig und kostenintensiv
Übergabe von Knowhow mit hohem Aufwand verbunden. Es werden mehrere Superuser benötigt
Keine ERFA-Strukturen vorhanden
Erweiterter Technologieradar, der im Gesamtkontext beobachtet werden muss
Fazit
Mit dem Einsatz von Standardlösungen können diverse Risiken und Ineffizienzen eliminiert werden. Die einmalige Investition ist jedoch relativ hoch. Diese kann über die Betriebsjahre wieder amortisiert werden. Die Möglichkeiten der Lösungen sind sehr vielfältig und entwickeln sich stetig weiter. Als ein Beispiel kann ABACUS genannt werden, die ihre Kunden in der Weiterentwicklung einbinden, so dass die Anforderungen von verschiedenen Branchen erhoben werden können.