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Jetzt müssen Vorgesetzte in Optionen denken

Die kommenden Monate werden für die Unternehmen eine wirtschaftliche Herausforderung. Homeoffice, Kurzarbeit, Auftragsrückgang, unterbrochene Zulieferungen und Liquiditätsengpässe fordern nun Vorgesetzte auf allen Stufen im unternehmerischen Alltag zusätzlich. Die Priorisierung von Aufgaben vereinfacht das Zeitmanagement, die kurz-, mittel- und langfristige Risikobeurteilung verändert bereits gefällte Entscheide, und die finanziellen Möglichkeiten bedingen Anpassungen im Budget auf Kosten- wie Ertragsseite. Um als Vorgesetzte in dieser Situation aber überhaupt entscheiden zu können, müssen die möglichen Optionen bekannt sein.

Bruno Sauter

10. August 2020

Aufgaben priorisieren und eigenes Zeitmanagement planen

Vorgesetzte werden in Krisenzeiten mannigfaltig mit Fragestellungen und Aufgaben konfrontiert. Von der Ausbildung her kennt die Führungskraft zwar die Einteilung in wichtig und unwichtig, dringlich und nicht dringlich. In der Realität jedoch dürfte es sich aus Sicht der Mitarbeitenden immer um wichtige und dringliche Angelegenheiten handeln. Die konsequente Betrachtung erwarteter Wirkungen solcher Fragestellungen führt im Rahmen der Priorisierung dann eher zur raschen Delegation (zurück zu den Mitarbeitenden) oder aber aufgrund der Komplexität zur Diskussion im relevanten Entscheidungsgremium. Um die Aufgaben mit Klarheit zu delegieren, ist die Planung von Einzelgesprächen für das eigene Zeitmanagement entscheidend. Fixe Termine garantieren den Mitarbeitenden Kontaktmöglichkeiten und – sofern beiderseits sauber geplant – garantieren Effizienz. Sind die Fragestellungen jedoch komplex und die sich verändernden Rahmenbedingungen zahlreich, gilt es, eine Besprechung mit vielen Wissensträgern einzuplanen und dem Entscheidungsgremium sämtliche sachdienlichen Informationen bereitzustellen.

Die Risikobeurteilung von Prozessen führt zu revidierten Entscheiden

Im Rahmen der jährlichen Risikobeurteilung werden mögliche Ereignisse und kritische Prozesse nach Eintretenswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen eingeteilt. Aufgrund der ausserordentlichen Umstände können sich nun jedoch für die Vorgesetzten neue Risiken zeigen und/oder die Beurteilung bereits aufgeführter Gefahren kann sich verändern. Langfristige Risiken bedingen selten rasche Handlungen. Diese können so meist zeitlich auf die ordentlichen Rhythmen der Führung gelegt werden. Kurz- und mittelfristige neue Risiken verlangen von den Vorgesetzten jedoch umgehend Handlungen. Und nebst dem Eingreifen in operative Prozesse, Aufgaben und Projekte müssen nun teilweise bereits gefällte Entscheide revidiert werden. Da dies jedoch selten alleinige Kompetenz eines Vorgesetzten ist, muss die Grundlage für eine solche Revision für das Entscheidungsgremium aufbereitet werden.

Die Herausforderung: Finanzen, Liquidität und Optionen zu kennen

Unternehmerisches Wirken mit Aufwand und Ertrag zeigt sich für Teams, Abteilungen und auch in Projekten abgebildet in der Finanzplanung. Mit Budgets und Investitionsfreigaben können Vorgesetzte ihre Ziele erreichen und die notwendigen Ressourcen allozieren. Werden jedoch aufgrund fehlender Liquidität Finanzpositionen gekürzt und Investitionen nicht ausgelöst, verändern sich die Grundkonstellationen jeder Organisationseinheit. Mit neuen Prämissen gilt es dann eben nicht bloss, weniger Output aufgrund reduzierter Belegschaft zu generieren oder Projekte aufgrund der Nichtfreigabe zusätzlicher Gelder terminlich nach hinten zu verschieben. Wichtiger dürfte für jeden Vorgesetzten die Fragestellung sein, welche Optionen im Entscheiden sich ihm bieten. Optionen sind häufig nicht auf den ersten Blick erkennbar. Vielmehr wollen diese Handlungsoptionen erarbeitet werden. Aus der Vielfalt können aufgrund der vorgenommenen Priorisierung und der vorhandenen Risikofähigkeit sodann die realen Optionen eruiert werden. Werden die Mitarbeitenden in die Überlegungen einbezogen, werden aus zahlreichen Herausforderungen plötzlich Chancen. Und im Unternehmen werden ungeahnte Kräfte freigesetzt.

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